Het digitaal paradepaardje van FedNot en ITAA blaast een frisse wind doorheen de sector
We blikken terug naar 2017, toen er een nieuwe vennootschapswetgeving in de pijplijn zat die fundamenteel anders bleek te zijn dan de toenmalige vennootschapswetgeving. Voor FedNot (de Federatie van het Belgisch Notariaat) en ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) was deze toekomstige vernieuwing dé opportuniteit om digitaal te innoveren binnen hun vakgebied.
Het onderzoek voor het opzetten van eStox, een beveiligd digitaal effectenregister, ging in samenwerking met Shape & Shift van start. Dankzij eStox kan het cliënteel van notarissen, accountants en belastingadviseurs vandaag haar effectenregisters volledig online registreren en beheren.
De blinde vlek belichten tijdens de onderzoek analyse
Tijdens het onderzoekstraject focust Shape & Shift zich enerzijds op de klassieke vraagstelling binnen business analyse, namelijk: welke vereisten bestaan er voor een product dat past binnen de processen, beperkingen en regelgevingen. In dit geval wou dat zeggen dat we rekeningen dienden te houden met de complexiteit van de juridische eisen die verbonden zijn aan een (digitaal) effectenregister en de specifieke processen binnen het notariaat en accountancy.
Naast het bovenstaande business perspectief, stellen we ons anderzijds ook de vraag vanuit het oogpunt van de eindgebruiker. “En dat is een blinde vlek die vaak vergeten wordt tijdens onderzoekstrajecten. Om een zo groot mogelijke toegevoegde waarde te bieden aan de eindgebruiker, mag men zijn -vaak subtiele- noden niet uit het oog verliezen. De vraagstelling stopt dus niet bij wat er kan en mag vanuit business perspectief. Uiteindelijk ligt, voor de meeste ondernemingen, de grootste uitdaging bij het matchen van deze twee, gelijkwaardige, werelden”, aldus Jens Mortier, Managing Partner van Shape & Shift.
“Om een succesvol innoverend product te ontwikkelen, geloven wij dat het innovatieproces verankerd moet zijn binnen de business analyse.”
One man, one mission
Met deze filosofie in het achterhoofd, combineerden we beide disciplines in één rol: de Business Innovation Analyst. Binnen Shape & Shift heeft hij/zij de verantwoordelijkheid om de noden van business, eindgebruiker en technologie op elkaar af te stemmen. Hij/zij beschikt uiteraard over de juiste kennis en de methoden om dit succesvol aan te pakken. “Tijdens het onderzoekstraject van het digitale effectenregister pasten we verschillende methodologieën toe. Aan de hand van Design Thinking werkten we de ideation fase uit richting een prototype. Hiermee testten we de feasibility en desirability van het nieuwe product. Het viability aspect brachten we nadien in kaart door middel van business analyse”, getuigt Jens Mortier.
Verrijkende inzichten dankzij proof of concept
Omdat het project zich, in het eerste opzicht, helemaal leende naar de mogelijkheden binnen Blockchain, werd deze technologie meteen getoetst aan de eisen van dit verhaal. Na de analyse en ontwikkeling van een prototype stelden we vast dat we niet verder aan de slag konden gaan met deze technologie. “De proof of concept daarentegen was wél geslaagd want het gaf ons meer inzicht in de toepasbaarheid van het product. De meerwaarde van het betrekken van eindgebruikers in een vroeg stadium, werd hier nogmaals benadrukt”, vertelt Paul Danneels, Chief Transformation Officer bij Fednot.
Het overzichtsscherm van uiteindelijke begunstigde(n) in eStox
Na het onderzoekstraject begonnen Fednot en ITAA in het najaar van 2018, samen met Shape & Shift aan de ontwikkeling van eStox. Voor de ontwikkeling van de webapplicatie en het software delivery management maakten we gebruik van de verschillende expertises binnen het ecosysteem van Bewire ,waar ook Shape & Shift zelf deel van uitmaakt. Interessant weetje: in deze fase van het proces werd de Scrum methodologie toegepast, waarbinnen de Business Innovation Analist de rol van (proxy) product owner op zich nam.
“De veelzijdigheid van één partij is cruciaal om snel te kunnen inspelen op opportuniteiten.”
“Het betekende een grote meerwaarde voor ons dat we bij één partij van verschillende expertises gebruik konden maken. Die veelzijdigheid is heel belangrijk voor de digitale projecten die vandaag op poten worden gezet. Je moet moet mensen van andere expertises kunnen betrekken op het moment dat dit nodig is. Dat is ook van cruciaal belang om snel te kunnen inspelen op opportuniteiten. Shape & Shift is dankzij haar Bewire netwerk een partij die dit tempo en noodzakelijke flexibiliteit kan aanhouden”, beaamt Danneels.
Paul Danneels, Chief Transformation Officer en Tom Vanautryve, Product Portfolio Manager bij Fednot
Op dit moment is eStox al meer dan een jaar uit de steigers. Toch blijft het gehele proces van ideation, prototype en testen nog steeds actueel en zal het zich bij nieuwe uitdagingen moeten herhalen om snel duidelijke inzichten te verwerven en doeltreffende resultaten te bekomen.